Las pequeñas y medianas empresas enfrentan una serie de desafíos en su crecimiento. Y si estás aquí, es porque llegó la hora de afrontar uno nuevo: armar un presupuesto para el área de recursos humanos de tu negocio.
La gestión de personas ocupa un lugar central en el éxito de cualquier organización, más aún en el actual clima competitivo, donde la atracción y retención de talento se vuelve una prioridad. Bueno, si es que no quieres frenarte al vivir las consecuencias productivas y económicas de tener una alta rotación laboral.
Sin embargo, sería una incoherencia contar con un presupuesto para crear el área de gestión de tus trabajadores, si este no se gestiona eficazmente. Es por eso que te invitamos a leer este artículo, donde no solo te mostraremos el paso a paso para construir tu propio plan para usar los recursos sacándoles el mayor provecho. También, te explicamos cómo entender y aplicar estos dineros: una inversión a largo plazo, con resultados duraderos.
¿Preparado? Iniciemos este camino hacia el crecimiento.
Por qué es importante tener un presupuesto para la gestión de personas en las Pyme
Lo primero es entender las diferentes dimensiones de por qué es importante tener un presupuesto para la gestión de personas siendo una Pyme. Así, podrás comenzar a implementar la construcción de tu desarrollo estratégico, con un enfoque activo hacia tus objetivos y los de cada persona que motiva el crecimiento de tu negocio.
Quizás, aún no sabes cómo comenzar a marcar la diferencia entre tu competencia y cimentar tu desarrollo. Sin embargo, uno de los mayores riesgos de las pequeñas y medianas empresas, es no saber anticiparse o seguir el paso a los cambios que enfrenta la sociedad y su propio rubro.
Invertir en la gestión de recursos humanos es fundamental para ello. Y si aún no estás muy convencido, te compartimos estas 4 razones:
1. Atracción y retención de talentos:
Más allá de cualquier cliché, una base importante del éxito de una empresa se basa en sus trabajadores. Es por eso que la retención del talento que ya maneja cómo funciona tu negocio, y la atracción de nuevas personas que nutran y aporten nuevas habilidades, es central.
Un presupuesto establecido y bien gestionado, te permitirá ofrecer salarios y beneficios competitivos. Nuevas personas querrán llegar, y las que ya están, se quedarán satisfechos y felices de realizar un buen trabajo. En la carrera por el éxito, evita darle la ventaja a tu competencia, al llevarse a tus empleados.
2. Desarrollo de empleados:
El crecimiento siempre trae nuevos desafíos, muchas veces desconocidos. Por eso, la formación y el desarrollo de tus trabajadores es esencial para mantener y mejorar el rendimiento de tu organización. Si cuentas con un presupuesto eficiente, podrás destinar una parte de los recursos a programas de capacitación y desarrollo de tu personal, para que puedan abordar cada desafío de la mejor manera.
3. Mejora del clima laboral:
Nadie quiere trabajar en un pésimo clima laboral, y ten por seguro que los trabajadores que no se han ido, solo están esperando encontrar una mejor oportunidad para decir adiós.
Más allá de la retención, la felicidad de los empleados y un ambiente de trabajo saludable también son fundamentales para la productividad. Siempre se dice que invertir en las personas es una ganancia: evitas todas las pérdidas económicas que trae la alta rotación laboral, el trabajo hecho con poco esmero, o incluso, cualquier evento judicial que un mal ambiente pueda ocasionar.
Un presupuesto bien planificado y ejecutado será de gran utilidad para fomentar una cultura empresarial y un clima laboral lleno de beneficios, para los trabajadores, y para las ganancias de tu organización.
4. Cumplimiento de leyes y normas:
El mundo laboral está lleno de leyes y normas que cumplir, muchas incluso, diferenciadas por rubro o tamaño de la empresa. Puede ser difícil llevarles el ritmo, más aún, si añadimos que se actualizan, ajustan y cambian constantemente.
Contar con un presupuesto para la gestión de personas, te permitirá tener personal dedicado exclusivamente a mantener tu negocio alineado con las regulaciones vigentes, y a estar preparado para integrar cualquier nuevo requerimiento.
No solo es un ahorro en multas o abogados, también es una ventaja competitiva porque podrás hacer frente a los cambios sin complicaciones.
Ahora que te presentamos estos argumentos, ¿se te ocurre alguna razón por la cual no tener un presupuesto para tus RRHH? Esperamos que no, porque claramente las ventajas pesan más que los desafíos. Y cerrarte a las ventajas, es frenar tu crecimiento. De eso sí que no hay dudas.
Si estás listo para dar el siguiente paso, continúa leyendo y aprende cómo iniciar, mantener y medir la inversión que marcará la diferencia en la historia de tu negocio.
Puedes leer: Cómo mejorar la satisfacción laboral en una empresa
7 pasos para armar un presupuesto de recursos humanos en Pymes
1. Evalúa las necesidades laborales de la empresa
Antes de definir cualquier estimado de dinero, es importante conocer las necesidades de personal para tu empresa. Es importante llevar esta investigación con altura de miras: no solo te centres en el ahora, trabaja en definir también las necesidades futuras.
Identifica las vacantes actuales, las posibles vacantes futuras, las habilidades que usan tus trabajadores y las que podrían ser necesarias para tomar nuevos desafíos. Cuando identifiques los vacíos, pregúntate si aquellas labores necesitan de nuevos trabajadores, o pueden ser absorbidas por tu fuerza productiva a través de capacitaciones.
Ten presente que siempre es más caro contratar que capacitar, asimismo, siempre es más caro despedir que retener. Y eso nos lleva al siguiente paso.
2. Analiza los salarios y beneficios
La tajada más grande de la torta, en cualquier presupuesto de recursos humanos, suele ser para todo lo relacionado a sueldos y beneficios.
Estudia los actuales sueldos de tus trabajadores y analiza qué tan alineados están para ser competitivos. Revisa cada puesto, su ubicación y el contexto actual de la industria. ¿Son sueldos que equilibran la satisfacción de tus empleados con las posibilidades del mercado?
En caso de identificar una brecha entre lo que pagas, y lo que podrían obtener entre tus competidores, considera un margen de recursos también para aumentos de sueldo o beneficios relacionados al salario emocional.
Además, otras obligaciones vinculadas a la contratación, también deben ser incluidas en este apartado: pago de cotizaciones, vacaciones pagadas, bonificaciones, entre otros.
3. Investiga las necesidades de capacitación y clima laboral
Como ya vimos, ser capaces de enfrentar nuevos desafíos o tan solo abordar exitosamente los que ya están presentes, depende sí o sí de cuánto dinero destinas al desarrollo profesional y emocional de tus trabajadores.
Estudia qué habilidades nuevas se necesitan desde lo operativo, y qué necesidades emocionales están presentes entre tus colaboradores. De no tenerlo claro, quizás debas partir destinando recursos precisamente a esto: investigar y desarrollar un plan de desarrollo laboral.
4. Define el margen financiero que puedas usar en recursos humanos
Una vez tienes identificadas todas las necesidades de tus trabajadores, es clave que puedas compararlo con los fondos y ganancias que tiene tu organización. Y de nuevo, no solo en el ahora, también con proyecciones a futuro, tanto desde los posibles aumentos o disminuciones de los flujos.
Inicia por una comparación desde lo ideal: teniendo claro cuánto dinero necesitarías para la gestión de personas, ¿cuánto representa esto del total de los dineros disponibles que tiene la empresa? ¿Es posible destinar todos los recursos definidos?
En caso de no ser posible, estudia y define cuál es el margen financiero que puedes usar en este presupuesto. Considera la sostenibilidad a largo plazo. Es mejor partir de a poco a paso firme, que todo a la parrilla y no poder mantener el programa después de unos meses.
Ahora, teniendo claro el dinero que necesitas y el que tienes disponible, avancemos al siguiente paso.
5. Crea un plan de uso de los recursos
Con el dinero disponible mapeado, además de las necesidades y oportunidades entre los trabajadores, llegó el momento de construir un plan para comenzar a ejecutar los recursos.
Establece las prioridades, donde obviamente en primer lugar, tienen que estar sí o sí el pago de los salarios y otras obligaciones legales. Continúa ordenando otras prioridades en función de tus objetivos de desarrollo o urgencias: capacitación para abrir una nueva área, un programa de salud mental para disminuir el estrés, etc.
Siempre es recomendable abrir este proceso a la participación de los trabajadores. Si vas a establecer objetivos prioritarios para el bienestar de los empleados, no te arriesgues a destinar recursos desde las suposiciones: los hechos siempre serán una apuesta segura. Realiza encuestas, focus groups u otras medidas donde puedas estandarizar y acordar tareas a corto, mediano y largo plazo.
Con tus prioridades ya instaladas, ahora asigna los recursos disponibles en función de 3 criterios básicos: implementación, mantención y expansión. Puede que una de las tareas necesite iniciar un proceso desde 0 (cotizar servicios, contratar personas, entre otras), otra tarea puede requerir recursos solo para seguir operativa, mientras que otra puede requerir una inyección de recursos extra para ampliar su impacto.
Y con esto dicho llegamos al penúltimo paso.
6. Establece parámetros de medición del impacto en recursos humanos
Volvamos un poco al inicio. La idea original para iniciar todo este trabajo de establecer un presupuesto, es generar impactos positivos que impulsen el desarrollo de los trabajadores y la organización. Por lo tanto, no podemos perder el foco en si el plan que implementamos, está generando o no los resultados esperados.
Establece indicadores de seguimiento y éxito para cada objetivo. Por ejemplo, si implementas un programa de salud mental, uno de los indicadores de seguimiento debe ser la reducción del estrés. A su vez, un indicador de éxito sería la meta: reducir el estrés en un 80%, por decir una cifra.
Dedica atención en establecer estos indicadores y la manera de recolectar los datos que te permitan comprender su impacto. También asigna responsabilidades y plazos para que esto ocurra. Solo a través de estos reportes podrás ejecutar un presupuesto de manera eficiente, permitiendo tomar mejores decisiones sobre los recursos, a futuro.
Así, llegamos al último paso.
7. Ajusta el presupuesto de recursos humanos
Realizar un seguimiento constante de los indicadores y su impacto, te permitirá entender cómo y dónde ajustar el presupuesto. Esto te evitará perder dinero en lo que no está funcionado, a la vez que te ayudará a potenciar lo que sí.
Mejora lo que se necesite reforzar, sostiene lo que se necesita mantener e impulsa lo que está dando frutos.
También, nunca dejes de prestar atención a los cambios dentro de tu misma empresa. Las necesidades de ayer, no tienen porqué ser las de mañana. Un enfoque activo sobre los cambios en tu personal, en el rubro y en el clima empresarial, serán los mejores pilares desde los que sostener tu presupuesto para los recursos humanos.
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Esperamos que estos consejos básicos te puedan ayudar. La gestión de los recursos humanos en una Pyme sin duda ofrece grandes oportunidades para el crecimiento, la prosperidad y la competitividad del negocio. Sin embargo, entre todos los desafíos a los que se enfrentan, puede ser una tarea compleja de implementar o mantener.
¡No dejes que el desafío te frene! Siempre puedes dedicar parte de tu presupuesto, a la contratación de un servicio externo que te apoye en la gestión de todo lo que necesite tu personal. En Probenefit contamos con diversas soluciones de bienestar laboral para acompañar tu desarrollo, sin comprometer tu bolsillo, ni tu estabilidad.
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